Vous avez planifié les dates de votre prochain congrès, et (judicieusement !) choisi le Palais des Congrès du Futuroscope. Vous êtes en train de sélectionner les meilleurs intervenants, concevoir un contenu percutant, préparer un forum, une exposition qui en renforcera l'impact, tout cela pour attirer de nombreux participants. Mais du coup, vous devez faire face à un problème complexe, et pourtant essentiel à la bonne marche de votre manifestation : la gestion des inscriptions individuelles des participants et de l'hébergement.

Le Palais des Congrès du Futuroscope vous propose de vous décharger de cette logistique particulièrement lourde en la prenant totalement en charge.

Vous pourrez ainsi consacrer plus utilement votre temps à la construction de votre manifestation.

Entrons dans les détails :

Dans un premier temps, nous concevons, en collaboration avec vous, le bulletin d'inscription contenant tous les paramètres en option : conférences, repas, excursions, soirée de Gala, etc. Celui-ci sera joint au dossier d'inscription du congrès. Chaque participant retournera celui-ci au Palais des Congrès qui en assurera l'enregistrement et le suivi pour votre compte.

Une fois sa demande traitée, l'intéressé reçoit un mémo de confirmation, et vous recevez au fur et à mesure la liste détaillée et mise à jour des inscriptions. Même démarche en ce qui concerne les demandes d'hébergement.

Le Palais des Congrès réserve en amont un allotement de chambres dans les différents hôtels selon les catégories souhaitées. Dès la réception des bulletins individuels d'hébergement, nous enregistrons les inscriptions et procédons à l'attribution des chambres en tenant compte du moyen de transport utilisé par le participant (voiture, train ou aérien), de manière à optimiser les transferts. Chaque inscrit reçoit un accusé de réception mentionnant les coordonnées de l'hôtel et les prestations retenues. En parallèle vous recevez un état régulier des réservations.

Le jour J, nous mettons en place un accueil afin de renseigner les participants et de prendre en compte les changements de dernière minute. Vous pouvez mandater, à votre choix, le Palais des Congrès pour l'ensemble des inscriptions ou pour le seul hébergement. Vous gagnerez ainsi en temps et en sécurité en vous reposant en toute tranquillité sur des professionnels de la logistique qui connaissent parfaitement les lieux et le réseau hôtelier.

Renseignez-vous sans attendre sur ce service auprès de votre chargé de projet.